Teamsin kokousten tallentaminen henkilöstökoulutuksissa

by Ville Palkinen

Teamsin käyttäminen henkilöstökoulutuksissa on järkevää ainakin kahdesta syystä: Ensinnäkin toimipisteiden välillä ei tarvitse välttämättä ajella, jos osallistuminen on mahdollista etänä. Toiseksi koulutusten tallentaminen mahdollistaa niiden katsomisen myös myöhemmin.

Vaikka tässä jutussa käsitelläänkin esimerkkejä nimenomaan henkilöstökoulutusten näkökulmasta, koskevat samat hyödyt mitä tahansa opetusta. Myös opiskelijoille on helppo tarjota mahdollisuus osallistua opetustuokioon Teamsin kautta tai palata tallenteisiin myöhemminkin.

Tekniikka on helppo ottaa haltuun

Teamsin kokousten tallentaminen on yksinkertaista. Mitään muuta ei tarvitse oikeastaan tehdä kuin laittaa Teams-kokouksessa tallennus päälle ja lopettaa tallennus koulutuksen päätteeksi.

Video tallentuu Microsoftin Stream-palveluun, josta sen voi tarvittaessa jakaa koko organisaatiolle. Oletuksena katseluoikeus on kuitenkin vain kokoukseen osallistuneilla tai tiimin jäsenillä, mutta asetuksista tätä pääsee muuttamaan. Linkki videoon tulee myös tiimin kanavalle, jos kokous on ajoitettu sieltä. Niinpä lieneekin järkevää, että kokouksille on tiimissä oma kanavansa, jos tallenteita tehdään usein.

Jos haluat että kaikki organisaatiossa pääsevät katsomaan videosi, täytyy ylläoleva täppä valita.

Videoiden jakaminen julkisesti koko maailmalle ei vielä toistaiseksi onnistu, mutta tallenteen saa ladattua omalle koneelle jos sen haluaa julkaista esimerkiksi YouTubessa.

Kunnon mikrofoni on todennäköisesti tärkein työväline onnistuneen koulutusvideon tekoon. Varsinkin kouluttajan äänen on syytä kuulua selkeästi. Jos osallistujia on sekä paikanpäällä että etänä, täytyy varmistaa että kaikki kysymykset kuuluvat jokaiselle osallistujalle.

Kokemuksia koulutuksista

Tredun projektitoimisto on tehnyt useampia tallenteita projektipäällikkökoulutuksista Teamsilla. Koulutukset ovat onnistuneet hienosti ilman sen suurempia ongelmia ja projektitoimijat ovat kiitelleet mahdollisuutta katsoa videoita oman aikataulunsa mukaan.

Kokouksesta tallennettiin alusta ensimmäiset 56 minuuuttia. Loppuosa oli keskustelua ja omaa tekemistä, joten sen tallentamisesta ei olisi ollut katsojille iloa.

Myös Futural Skills -käyttöönottoprojektin yhteydessä on koulutuksiin ja työpajoihin tarjottu mahdollisuus osallistua etänä ja osa näistä on myös tallennettu myöhempää tutustumista varten.

Palautteen mukaan luokkatilasta on ääni kuulunut tarpeeksi hyvin myös etäosallistujille, vaikka toistaiseksi käytössä on ollut vain yksi pieni pöytämikrofoni. Myös pieni webbikamera on riittänyt, sillä pääasiallinen sisältö on tullut jaetulta tietokoneen näytöltä.

Suurin haaste liittynee siihen, että miten koulutuksesta saa mielekkään sekä paikalla oleville, etäosallistujille ja mahdollisille tallenteen katsojille. Todennäköisesti pienet tauot tai muu tyhjäkäynti on helpompi sietää live-tilanteessa kuin tallennetta katsoessa.

Sitä kannattaa miettiä, että pitäisikö koulutuksista tehdä lyhyet videot siten, että osallistujia ei olisi ollenkaan mukana tai että kaikki osallistujat olisivat etänä. Niin sanottu hybridiopetus on vaikea saada tallennettua hyväksi koulutusvideoksi varsinkin jos editointiin ei ole aikaa tai mahdollisuuksia.

Joka tapauksessa tekniikka ja ohjelmistot etäopetukseen ja koulutusten tallentamiseen Tredusta löytyvät. Kannattaa miettiä miten omassa työssäsi voisit hyödyntää kokouksia ja niiden tallentamista. Hepolamminkadun luokkaan B2063 on rakennettu etäopetuksen demotilaa, joten siellä voi käydä tutustumassa tekniikkaan. Apua aloittamiseen saa esimerkiksi tämän jutun kirjoittajalta.

Lue myös: Terveystiedon lukiokursseja monimuoto-opetuksena Teamsia hyödyntäen

Lue myös