Käsittelemme henkilötietoja – lue täältä mitä se tarkoittaa opiskelijan kannalta ja opettajan työssä.
EU:n yleistä tietosuoja-asetusta on sovellettu 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa. Tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn.
Henkilötietoja on
- käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
- käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti
- kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
- kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden
- päivitettävä aina tarvittaessa – epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
- säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.
Opiskelija on rekisteröity oppilaitoksessa henkilörekistereihin, joita ylläpidetään opiskelijahallintojärjestelmien (Wilma/Kurre/Primus ja SopimusPro), tunnusten hallintajärjestelmän ja oppimisympäristöjen (Moodle ja O365) avulla. Näiden järjestelmien asianmukaisesta tietoturvasta vastaa Tampereen kaupunki.
Oppilaitoksella on viranomaistehtävän kautta oikeus käsitellä opiskelijan opiskeluun liittyviä tietoja ja myös oikeus siirtää tietoja niihin tietojärjestelmiin, joilla on lakiperuste tietoihin. Esimerkiksi opiskelijalla on oikeus maksuttomaan ruokailuun (Lukiolaki 629/1998 § 28, Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017 § 100). Siksi hänestä siirretään tarvittavat tiedot opiskelijaravintolan järjestelmään.
Mitä tämä tarkoittaa opiskelijalle
- sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on kirjattu rekistereihin
- sinulla on oikeus pyytää epätarkkojen, puutteellisten tai virheellisten tietojen korjaamista
- rekisterinpitäjän on vastattava viipymättä pyyntöösi saada tietosi nähtäville, kuitenkin yleensä viimeistään kuukauden kuluessa
Tarkemmat ohjeet Tampereen kaupungin nettisivuilla: Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen.
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyillä on myös muita oikeuksia, kuten oikeus siirtää tietonsa toiseen palveluun tai oikeus tulla unohdetuksi. Oppilaitoksen toiminnassa nämä toteutuvat rajoitetusti johtuen viranomaistehtävästä.
Opettajan rooli ja vastuut
Lähtökohtaisesti tulee käyttää oppilaitoksen tarjoamia palveluja ja tuotteita, jolloin opiskelijoiden tietojen osalta rekisterinhallinta on jo valmiina. Sinulle jää erityisesti velvollisuus käsitellä tietoja huolellisesti ja kirjata rekisteriin oikeat tiedot.
Opettajan työ saattaa vaatia myös muuta henkilötietojen käsittelyä, ja tällöin opettajan on käytettävä harkintaa, onko hänellä oikeutettu peruste henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuojavaltuutetun sivuilla on ohjeistusta oikeuksista käsitellä henkilötietoja: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/euntietosuojauudistus/ohjeitarekisterinpitajalle/kasittelyperusteet.html.
Mikäli tietoja käsitellään siinä laajudessa, että niistä muodostuu oma henkilörekisteri, työntekijä vastaa itse tietojen lainmukaisesta käsittelystä. Esimerkkinä voisi olla opetuskäyttöön otettava sovellus, joka ei ole Tampereen kaupungin tukema ja joka kerää tietoa opiskelijoista.
Lisätietoa: tampere.fi/tietosuoja, tampere.fi/tietosuojaselosteet
Tampereen kaupungin henkilöstölle löytyy lisäksi Taskussa Tietoturva- ja tietosuojasivusto, joka sisältää paljon hyödyllistä tietoa (erillinen kirjautuminen).