Ajan hengen mukaisesti erilaisten palvelujen sähköistyessä, myös osa Tredun opintotoimistopalveluista ovat siirtyneet sähköisiin kanaviin. Perinteisemmän opintotoimiston tiskillä asioimisen rinnalle on otettu kaikkia opiskelijoita ja vähän opettajiakin auttavia toimintoja, paikkaan tai aikaan katsomatta. Ensimmäisenä askeleena siirtymä Efecte-järjestelmän yhteissähköpostiin ja toisena digitaalisten todistusten ja lomakkeiden tuottaminen Atomi-palvelussa.
Efecte – tiketöintijärjestelmä helpottaa opintosihteerien työtä
Efecte on ollut käytössä Tredussa vuoden 2024 tammikuusta alkaen ja vähän yli vuodessa sen kautta on käsitelty jo yli 35 000 tikettiä, jotkut pieniä mutta tärkeitä asioita toiset pitkiä viestiketjuja monen henkilön kanssa.
Aikaisemmin Tredulla on ollut käytössä puoli tusinaa sähköpostiosoitetta eri kampuksille, asioille sekä oma sähköposti jokaisella opintosihteerillä. Yhteissähköpostiin on helppoa laittaa viesti asiakkaan näkökulmasta, mutta niistä viestien käsittely on sisäisesti hankalaa koska laatikkoa käsittelee saman aikaisesti useampi kymmenen henkilöä ja viestien virta on valtava. Opintotoimistopalveluissa olemmekin nyt korvanneet kaikki kampusten yhteispostit yhdellä osoitteella: tredu_opintotoimisto@tampere.fi. Tähän osoitteeseen saapuvista posteista Efecte ottaa kopin ja luo viestistä tiketin. Tiketti osoitetaan sisäisesti asian käsittelystä vastaavalle opintosihteerille. Yksi osoite tekee opintotoimistoon yhteydenotosta mahdollisimman helpon asiakkaalle, saman aikaisesti Efecte mahdollistaa tikettien käsittelyn kuin ne olisivat saapuneet suoraan sihteerin omaan postilaatikkoon ilman yhteispostien ongelmia.
Sähköpostilogistiikan voitelu ei ole kuitenkaan ainoa asia, johon Efecte kykenee, vaan kyseessä on täysverinen sähköpostijärjestelmä. Tikettejä voidaan muokata, kommentoida ja siirtää opintosihteeriltä toiselle suoraan Efecten sisällä ilman, että asiakas joutuisi tekemään mitään tai lähettämään viestejä eri posteihin. Efecteen on integroitu opintotoimiston lisäksi myös Tredun Opetuksen digipalvelut, mikä mahdollistaa yhteistyön Efecten sisällä. Saapuva tiketti voidaan siirtää käsittelevältä opintosihteeriltä suoraan digipalveluille, jotka voivat siirtää tiketin toimenpiteiden jälkeen takaisin opintosihteerille. Tiketin mukana liikkuu henkilöltä toiselle kaikki tieto, esimerkiksi alkuperäinen yhteydenotto sekä henkilöstön kirjaamat toimenpiteet. Efecte yhdistää samaa asiaa koskevat viestit automaattisesti yhteen tikettiin, jolloin samaan asiaan palaaminen myös myöhemmin onnistuu.
Tredun sisäisestä näkökulmasta yksi suurimmista hyödyistä on kuinka Efecte mahdollistaa lomalla tai poissa olevan henkilöstön viestien käsittelyn. Aikaisemmin pitkällä lomalla olevan henkilön omaan sähköpostiin saapunut viesti on saattanut jäädä huomaamatta siihen asti, kunnes henkilö palaa töihin. Nyt Efecten kautta viestit voidaan ohjata suoraan korvaavalle henkilölle. Myöskään sihteerin kokonaan pois jääminen ei ole haittana vanhojen viestien löytymiseen.
Atomi-palvelu – opiskelija tilaa itse tulosteet
Opiskelun aikana opiskelija saattaa joutua todistamaan opiskelun kestoa tai opiskeluoikeuttaan tai työnantaja haluaa nähdä mahdollisen harjoittelijan tai kesätyöntekijän osaamisen suoritetuista opinnoista. Aikaisemmin opiskelutodistuksen tai opintosuorituksista kertovan opintokortin on saanut asioimalla opintotoimiston tiskillä, jossa opintosihteeri on tulostanut, allekirjoittanut ja leimannut kyseisen lomakkeen. Koska opiskelijan on nyt mahdollista aikaan tai paikkaan katsomatta saada opiskelutodistus tai opintokortti omatoimisesti, nousee entistä tärkeämmäksi pitää opiskelijan arvioinnit ja kaikki muut opiskeluun liittyvät tiedot ajan tasalla viiveettä.
Atomi-palvelun avulla opiskelija voi Wilma-tunnuksillaan ladata kyseisen lomakkeen digitaalisesti validoituna dokumenttina suoraan omalle laitteelleen ja laittaa sen liitetiedostona esimerkiksi viranomaisen sähköiseen asiointipalveluun. Dokumentit voi saada myös olemalla yhteydessä opintotoimistojen palvelunumeroon tai yhteissähköpostiin. Opiskelijan on myös mahdollista tilata E-lomakkeella opiskelutodistus lisätietokirjauksilla tai koulutuspalvelujen antajan selvitys opinnoista työllisyyspalveluille. Opintosihteeri saa tilauksen ja tekee lomakkeen opiskelijalle, tarvittavin lisätiedoin.
Digitaalinen todistus opintonsa päättäville
Opiskelijan päättäessä opintojaan Tredussa, opettajan tarkastettua opiskelijan tiedot, voi hän tilata opintotoimistosta opiskelijalle todistukset. Opintosihteeri varmistaa vielä merkinnät ja tiedot, jonka jälkeen hän tuottaa opiskelijalle tutkintotodistuksen tai todistuksen suoritetuista tutkinnon osista sekä otteen opintosuoritusrekisteristä, niin ikään digitaalisina dokumentteina. Opiskelijan erotessa opinnoistaan, tuotetaan hänelle myös erotodistus.
Osaamisalajohtajan digitaalisesti allekirjoittama tutkintotodistus tai todistus tutkinnon osien suorittamisesta on EU:n määräysten mukaisesti tietoturvallinen ja sen autenttisuuden voi varmistaa helposti DVV:n validointijärjestelmässä. Todistus tulee ladata linkistä omille laitteille 30 päivän sisällä sen saapumisesta ja .pdf -muodossa tallennettu todistus on aito ja virallinen todistus.
Digitaalisen todistuksen voi opiskelun aikaisten dokumenttien tapaan liittää suoraan liitetiedostona esimerkiksi työnhakulomakkeeseen tai viranomaiselle.
Teksti:
Sanna Lasma, opintosihteeri
Antti Saarikko, opintosihteeri
