#tiimstai: pikaviestit chatissa ja kanavilla

by Ville Palkinen

Monipuoliset pikaviestiominaisuudet tekevät Teamsista tehokkaan yhteydenpitovälineen. Organisaation sisäinen viestintä erityisesti tiimien yhteistyössä on mahdollista siirtää kokonaan pois sähköpostista. Täten sähköpostin määrää on mahdollista vähentää huomattavasti ja varata sähköposti lähinnä ulkoiseen viestintään.  

Oppilaitosympäristössä Teamsin chatilla on mahdollista korvata WhatsApp ja Wilma, kunhan opiskelijat saadaan houkuteltua Teamsin käyttäjiksi. Kaikilla opiskelijoilla ja opettajilla on tunnukset valmiiksi olemassa, joten käytön aloittaminen on helppoa, eikä esimerkiksi omaa puhelinnumeroa tarvitse antaa kenellekään. 

Mikäli olet asentanut Teamsin myös mobiililaitteeseen, on viestien lähettäminen ja niihin vastaaminen helppoa missä tahansa. Pakollista tämä ei kuitenkaan ole, vaan Teamsia voi viestien lähettämiseen käyttää pelkästään tietokoneen selaimellakin. 

Uuden viestin saat aloitettua kynän ja paperin kuvaa klikkaamalla. 

Keskustelu-välilehdeltä löydät aiemmat keskustelut ja uuden keskustelun voit aloittaa työpöytäversiossa mistä tahansa. Samaan keskusteluun voit kutsua muitakin henkilöitä, mutta kannattaa miettiä olisiko keskustelu syytä käydä tiimin kanavilla. Silloin tieto ei jäisi pimentoon. Keskusteluhistoria säilyy chateissa, joten aiempiin asioihin on helppo palata.

Tiimin kanavilla keskustelu on helppo aloittaa ja kommentoida aiempaa keskustelua. Kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että jos haluat vastata aiempaan keskusteluun kanavalla, et vahingossa aloita uutta keskustelua. 

@Tägää henkilöitä ja ryhmiä

Kun Teamsin käyttö yleistyy ja henkilöt ovat useamman tiimin jäseniä, kasvaa riski että kanaville lähetetyt viestit jäävät huomaamatta. Jos haluat varmistaa, että viestisi huomataan voit tägätä henkilöitä ja ryhmiä. Silloin viestistä lähtee ilmoitus vastaanottajille. Toki vastaanottajan omista ilmoitusasetuksista riippuu, että tuleeko tästä esimerkiksi ilmoitus erikseen sähköpostiin. 

Tägääminen toimii siten, että kirjoitat viestiin ensin @-merkin ja sen jälkeen ryhmän tai henkilön nimen. Twitterin käyttäjille tapa on tuttu. 

Muista myös, että voit seurata itsellesi tärkeimpiä kanavia

Lue myös